Algemeen
Dit intern reglement preciseert de algemene regels voor de goede werking van de VZW The Flock Cycling, hierna de vereniging.
Dit intern reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de recentste versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de Ondernemingsrechtbank werden gepubliceerd.
In geval van discrepantie tussen statuten en intern reglement, zullen de statuten steeds voorrang hebben.
Ieder lid van de vereniging is geacht kennis te hebben genomen van dit intern reglement en zal zich houden aan de bepalingen van dit reglement.
Door de aansluiting bij de vereniging aanvaarden alle leden de reglementen en gedragscodes van de vereniging en de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten (met inbegrip van het tuchtreglement) en de bevoegdheid van deze sportfederatie.
Leden
Type leden
De vereniging bestaat, zoals in de statuten bepaald, uit verschillende soorten leden:
- Werkende leden: Deze leden maken deel uit van en hebben stemrecht op de algemene vergadering. De voorwaarden waaraan werkende leden moeten voldoen, worden bepaald in de statuten. Een lijst van werkende leden wordt bijgehouden op de zetel.
- Toegetreden leden: Deze leden ondersteunen de doelstelling van de vereniging, doen actief aan sport binnen de vereniging en betalen het vereiste lidgeld. Hun rechten en plichten worden beschreven in de statuten van de vereniging.
Afspraken
Alle leden verbinden zich tot de volgende afspraken:
- Ieder lid wordt gewezen op het bestaan van dit intern reglement. Het meest recente intern reglement kan worden geraadpleegd op de website of aangevraagd bij het bestuursorgaan.
- Ieder lid verbindt zich ertoe de statuten, het intern reglement en alle andere richtlijnen opgelegd door het bestuur na te leven.
- Ieder lid zal alle regels opgelegd door de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten, naleven. Bij schending van deze regels kan een lid voor de tuchtcommissie van de federatie moeten verschijnen. Alle opgelegde sancties zullen door het betreffende lid worden uitgevoerd.
- Door het lidmaatschap mogen toegetreden leden deelnemen aan georganiseerde clubritten, trainingen en, indien van toepassing, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging.
- Ieder lid kan klachten, wensen of voorstellen indienen bij het bestuur van de vereniging. Het bestuur engageert zich ertoe om het lid binnen een redelijke termijn van antwoord te voorzien.
- Ieder lid geeft zo snel mogelijk wijzigingen van zijn gegevens door aan het bestuur van de vereniging.
- Ieder lid volgt de gedragsregels:
- Ieder lid betaalt tijdig het lidgeld.
Gedragsregels
- Behandel iedereen met respect, ongeacht afkomst, geslacht, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, overtuiging of fysieke en mentale capaciteiten
- Ga met anderen om zoals je zelf behandeld wilt worden
- Open communicatie: Praat mét elkaar, niet over elkaar
Bij hoogoplopende twisten, fysiek en psychisch geweld, het veroorzaken van een spiraal van verwijten en agressie en soortgelijke vormen van ongepast gedrag in woord en daad, zal het bestuur ingrijpen en beslissen geval per geval op basis van de voorliggende elementen. In voorkomend geval kan het bestuur beslissen om een clublid te schorsen voor bepaalde clubactiviteiten of voor de duur van een seizoen.
Leden die het intern reglement niet opvolgen, worden door het bestuur geroepen, gewaarschuwd en in voorkomend geval uitgesloten uit de club. Het verslag van deze hoorzitting wordt opgenomen in het verslag van de raad van bestuur. Als een opgeroepen clublid zich niet aanmeld op de hoorzitting, wordt dit lid ambtshalve geschorst tot dat lid zich aangemeld heeft bij de volgende zitting van de raad van bestuur.
Lidmaatschap
Als club hechten we belang aan de sfeer in onze club, en de uitstraling van onze club in de maatschappij:
- Sfeer & plezier in de club zijn steeds ons uitgangspunt.
- Veiligheid gaat boven (club)records.
- We houden ons aan de wegcode, en zijn steeds hoffelijk naar andere weggebruikers.
- Waar nodig passen we onze snelheid aan, en we gedragen ons nooit agressief.
- Enkel zweet hoort op het asfalt, we houden ons afval bij en deponeren dat in een vuilnisbak.
De sponsors staan op het tenue afgebeeld en wensen geen negatieve associatie door misdragingen.
De aansluitingsvoorwaarden worden omschreven in de statuten van de vereniging. De aanvaarding en het respecteren van de bepalingen van het intern reglement is één van deze essentiële voorwaarden.
Wie lid wenst te worden, moet vooraf een aansluitingsformulier met diverse (contact)gegevens invullen en akkoord gaan met het gebruik van deze gegevens door de club. Bij de inschrijving aanvaardt het lid dat de nodige gegevens ook zullen worden doorgegeven aan de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten.
Iedereen, ongeacht geslacht, filosofische of ideologische overtuiging kan toetreden tot de club. Er is geen specifieke leeftijdsgrens vastgelegd om lid te worden.
Om deel te nemen aan groepsuitstappen en clubritten in groep wordt echter een minimumleeftijd van 13 jaar opgelegd. Voor minderjarigen zal steeds een ouder of wettelijke vertegenwoordiger zijn/haar toestemming moeten verlenen alvorens de aansluiting gerealiseerd kan worden.
Niet aangesloten wielertoeristen mogen bij wijze van proef driemaal met onze groep meefietsen. Zij dienen zich te schikken naar de richtlijnen van de wegkapiteins. Nadien worden ze geacht lidmaatschap aan te vragen, of niet langer mee te rijden.
Het bestuursorgaan kan een maximaal ledenaantal invoeren, om zo een blijvend goede werking van de club te garanderen.
Van de leden wordt verwacht dat ze geen ernstige lichaamsgebreken hebben welke door het fietsen zouden kunnen verslechten of andere aandoeningen zouden kunnen teweegbrengen.
VZW The Flock Cycling wil een club met actieve leden zijn daarom zal het bestuur zich het recht voorbehouden leden die minder dan 5 ritten hebben gereden geen voorrang te geven bij de aansluiting voor het volgende seizoen. Voor uitzonderlijke situaties zal natuurlijk altijd begrip zijn.
Wie lid willen blijven van de club maar niet actief deelnemen, kan steunend lid worden. De steunende leden worden mee aangesloten bij Cycling Vlaanderen, krijgen alle communicatie maar kunnen niet deelnemen aan ritten, kunnen de clubkledij niet kopen aan het voordeeltarief en kunnen niet deelnemen aan activiteiten/etentjes (behalve als het bestuursorgaan anders beslist).
Lidgeld
Het lidgeld wordt jaarlijks bepaald door het bestuursorgaan voor aanvang van het nieuwe seizoen.
De aansluitingsperiode heeft steeds betrekking op een kalenderjaar, dus de periode van 1 januari t/m 31 december.
Het lidgeld dient te worden betaald voor de aanvang van het seizoen, volgens de instructies van de vereniging. Zonder betaling van het lidgeld kan men geen aangesloten lid zijn en wordt aangenomen dat men geen lid wenst te zijn.
Het lidgeld wordt nooit terugbetaald, ook niet als het lid in de loop van het kalenderjaar beslist om niet meer deel te nemen aan de activiteiten of niet meer kan deelnemen door een blessure.
Via de mutualiteiten kan men vaak een terugbetaling krijgen van een deel van het lidgeld. Van onze leden die gewend zijn met een computer te werken, wordt geacht dat zij dit formulier zelf downloaden via de website van betrokken sportfederatie.
Structuur
De structuur van de vereniging is als volgt samengesteld:
- De algemene vergadering komt minstens éénmaal per jaar samen en bestaat uit alle werkende leden.
- Het bestuursorgaan bestaat uit een voorzitter en bestuurders die de functies onderling verdelen. De leden van het bestuursorgaan zijn verder vermeld in bijlage. Zij worden benoemd door de algemene vergadering voor onbepaalde duur.
Het bestuursorgaan vergadert op regelmatige basis en regelt en beslist in het belang van de club, waaronder:
- Dagelijks bestuur & beslissingen nodig voor de werking van de vereniging
- Plannen van activiteiten en evenementen
- Ontwerp, aankoop & opvolging van clubkledij incl. sponsoring
- Aansluiting nieuwe leden
- Vaststelling bedrag lidgeld en de inning ervan
- Opvolgen van de clubritten
- Financiële verrichtingen voor de club
- Aanduiding leden ‘Werkgroep Ploegen’
Alle bevoegdheden van deze organen worden bepaald door de statuten van de vereniging. Het bestuursorgaan laat zich adviseren door de ‘Werkgroep Leden voor een aantal specifieke onderwerpen met betrekking tot de leden:
- Fiets- en activiteitenkalender
- Intern Reglement
- Goedkeuren nieuwe leden en indien genoodzaakt uitsluiting van leden
- Wegkapiteins
Clubkledij
Elk lid is verplicht de clubkledij te dragen tijdens de clubritten. Onze club voorziet daarom een basispakket dat dankzij onze sponsors extra voordelig aan de leden wordt aangeboden.
Clubkledij wordt telkens voorzien voor een aantal seizoenen. Als bestaand lid kan het basispakket eenmalig besteld worden bij aanvang van de nieuwe periode.
Clubkledij kan tweemaal per jaar worden bijbesteld volgens de instructies van de kledijverantwoordelijke. Dit wil zeggen voor afsluiten van de bestelling en via het bestelformulier zodat geen verwarring mogelijk is, de exacte bestelprocedure wordt meegedeeld door de kledijverantwoordelijke of het bestuur.
Clubkledij moet steeds betaald worden voor deze in ontvangst kan worden genomen.
Bestellingen kunnen niet worden teruggenomen of omgeruild.
Leden zijn verantwoordelijk voor hun maatkeuze. De kledij kan gepast worden op vooraf afgesproken pasmomenten, de tijd en locatie van deze pasmomenten wordt op tijd gecommuniceerd door het bestuur.
Bij valpartijen tijdens een officiële clubrit waarbij de kledij stuk is, kan de kledij aangekocht worden met 20% korting met volgende voorwaarden:
- Ongeval tijdens officiële clubrit met getuigen
- Kledij moet stuk zijn (gescheurd), cosmetische schade telt niet. De beoordeling ligt bij de kledijverantwoordelijke.
- Tussenkomst geldt enkel voor basisstukken uit het clubpakket
- De club komt per lid maximaal éénmaal per twee jaren tussenbeide
Clubritten
Algemeen
Jaarlijks wordt de kalender vastgelegd met clubritten. Deze kan tot de dag zelf aangepast worden naar aanleiding van de weersomstandigheden op het moment.
Wegkapiteins
De clubritten worden in goede banen geleid door de wegkapiteins:
- Ze leiden de groep en regelen het tempo zodanig dat er in gesloten groep kan gefietst worden.
- De wegkapiteins zorgen mee voor de veiligheid van de deelnemers door aangeven van de te volgen richting (links, rechts) en het aangeven van kruispunten en hindernissen.
- Het is de verantwoordelijkheid van alle leden om deze aanwijzingen in de groep door te geven zodat iedereen dit hoort.
- De wegkapiteins worden nooit voorbij gereden. Alle deelnemers dienen zich strikt te houden aan de richtlijnen van de wegkapiteins.
- De wegkapiteins – en enkel de wegkapiteins – kunnen een vrijaf aangeven. D.w.z. dat op eigen tempo mag worden gereden, en de wegkapiteins mogen worden gepasseerd. Op het einde van een vrijaf dient iedereen te wachten op de laatste man om vervolgens gegroepeerd verder te rijden. Tijdens een vrijaf is men vanzelfsprekend ook verplicht de wegcode te respecteren!
- Indien onderweg een lid een platte kuit rijdt, en de groep na overleg moet laten rijden, zal er één iemand in de groep zich opofferen om samen naar het lokaal te fietsen.
Gedragscode
- Houd je aan de verkeersregels;
- Houd rekening met anderen in het verkeer;
- Geef tijdig aan welke richting je gaat volgen;
- Rij altijd op het aangegeven fietspad, indien mogelijk;
- Passeer een fietser of wandelaar op gepaste snelheid;
- Gooi afval in een afvalbak;
- Draag je clubkleding tijdens de clubritten. Eigen winterjassen of andere thermische attributen kunnen worden gedragen als de temperatuur lager is dan 10°.
- Gebruik je kop, helm op! Geen helm is niet mee.
We benadrukken dat wij ons te allen tijde houden aan de wegcode. Wielertoeristen zijn geen wielrenners maar gewone weggebruikers.
De weersomstandigheden kunnen ervoor zorgen dat een rit wordt geannuleerd:
- In de mate van het mogelijke zal hierover de voorgaande avond worden gecommuniceerd via de Cyql app en/of sociale kanalen van de club.
- In geval van onduidelijkheid – bijvoorbeeld om de weersomstandigheden pas op laatste moment gekend zijn – zullen de wegkapiteins beslissen voor de aanvang van de rit.
- Indien het begint te regenen na de start van de rit staat het de wegkapiteins vrij de rit in te korten.
Groepen
Er wordt momenteel enkel gereden in één groep. De wegkapitein bepalen het tempo.
Na aankomst is er nooit een groep verdeling, enkel één club: The Flock Cycling.
Mogelijk voorbeeld voor toekomst:
- A: 30-32 km/h met ritten 80-120 km
- B1: 28-30 km/h met ritten 70-100 km
- B2: 26-28 km/h met ritten 60-90 km
- C: recreatief zonder richtsnelheid, ritten 40-70 km
Gedragsregels in groep rijden
- De wegkapiteins bepalen de snelheid
- Bevelen van de wegkapitein dienen, in ieders belang, strikt te worden gerespecteerd.
- Er wordt als groep gereden, dus: samen uit, samen thuis;
- Er wordt rekening gehouden met nieuwe of zwakkere deelnemers in de groep;
- Als iemand het tempo niet aan kan laat men de betreffende persoon op de tweede rij fietsen en/of wordt het tempo aangepast;
- We houden ons aan de aangegeven snelheid welke aangegeven door de wegkapitein;
- Bij pech wordt op elkaar gewacht;
- Bij obstakels wordt er duidelijk gewaarschuwd;
- Blijf alert en geconcentreerd, val jij dan vallen er meer;
- Nooit abrupt van richting veranderen of remmen, maar langzaam uitrijden;
- Als men in de berm rijdt niet direct de weg weer oprijden maar rustig uitrijden en remmen.
- Mocht blijken dat het tempo voor enkelen te hoog ligt kan beslist worden om de groep op te splitsen en de rit in te korten, de aankomstplek blijft echter onveranderd.
Om de veiligheid te verhogen maken we elkaar attent op gevaarlijke situaties en obstakels.
Materiaal
De leden mogen enkel aan een clubrit deelnemen met een fiets die technisch in orde is. Het lid is er zelf verantwoordelijk voor dat zijn fiets in orde is.
Elk lid wordt geacht zijn fiets goed te onderhouden, met degelijk materiaal aan de start te verschijnen en voor de clubrit de fiets na te zien, om zo nodeloos oponthoud te vermijden.
Wie aan een clubrit deelneemt, zorgt ervoor telkens een reservebandje mee te hebben.
Indien je fiets tijdens een clubrit onherstelbaar beschadigd is, kan er beroep worden gedaan op de fietsbijstand van de sportfederatie.
Elk lid heeft zijn identiteitskaart op zak tijdens elke clubrit. Iedereen vanaf 15 jaar is verplicht om altijd een geldige identiteitskaart bij zich te hebben en deze op verzoek van een bevoegde ambtenaar te tonen. Boetes ten gevolge van het niet kunnen vertonen van geldige identiteitskaart worden overgedragen aan het verantwoordelijke lid tenzij anders beslist door de werkende leden.
Leden die met elektrisch ondersteunde sportfiets wensen deel te nemen worden verwacht vooraf contact op te nemen met het bestuur. Zij kunnen na goedkeuring worden toegelaten tot de groep, of een van de groepen wanneer deze worden opgesplitst, maar kunnen nooit deelnemen aan een vrijaf.
Deelname aan clubritten met een elektrisch ondersteunde sportfiets zonder melding aan het bestuur leidt automatisch tot uitsluiting van de club.
Schade & verzekering
De vereniging is niet verantwoordelijk voor overtredingen en ongevallen veroorzaakt door de leden.
Boetes vallen ten laste van de overtreders.
De vereniging is niet aansprakelijk voor de diefstal of de beschadiging van persoonlijke bezittingen van de leden, ook niet gedurende de uitoefening van de sport- of vrijetijdsactiviteiten.
Elk lid dat tijdig het lidgeld volgens de instructies van de club heeft betaald, wordt aangesloten bij een erkende sportfederatie.
De verzekeringspolis en polisvoorwaarden kunnen worden geraadpleegd op de site van de desbetreffende sportfederatie namelijk Cycling Vlaanderen.
Het lid is verzekerd volgens de polisvoorwaarden van deze verzekering en kan voor de niet gedekte of vergoede schade geen vergoeding vragen van de vereniging.
Materiële schade is niet gedekt, indien gewenst kan het lid hiervoor zelf een eigen verzekering afsluiten.
Bij ongevallen of kwetsuren tijdens de activiteiten van de club contacteert men de verantwoordelijke binnen het bestuursorgaan, en dit binnen de week, die je verder zal helpen met de afhandeling. Indien het ongeval gedekt wordt door de verzekering van de vereniging, zal hiervan een aangifte gebeuren. De verantwoordelijkheid van de club eindigt bij aankomst van de groepsritten.
Elk lid wordt geacht een fietshelm te dragen. Het niet dragen van een helm heeft als gevolg dat de verzekering niet geldt.
Privacy
De vereniging verbindt zich ertoe de geldende wettelijke bepalingen rond de privacy van de leden te zullen respecteren.
Elk lid stemt ermee in dat tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging foto’s en beeld opnames gemaakt worden waarop het lid afgebeeld wordt.
Elk lid stemt er mee in dat deze foto’s en opnames door de vereniging gebruikt mogen worden voor weergave of publicatie op de website, folders, nieuwsbrief of sociale media van de sportvereniging, in welke vorm ook en al dan niet met vermelding van diens naam.
Indien een lid dit niet wenst zal hij hiertoe uitdrukkelijk een verklaring afleggen tegenover het bestuur van de vereniging.
Het gebruik van de afbeelding levert geen financiële vergoeding op voor het lid.
Wijziging intern reglement
Dit intern reglement kan enkel gewijzigd worden op de wijze zoals in de statuten van de vereniging bepaald. De laatste wijziging vond plaats op 09 februari 2025.